TEMA N° 2. MICROSOFT EXCEL

 

¿Qué es Microsoft Excel y para qué sirve?

Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por qué es uno de los programas más usados actualmente.

Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.

 

¿Qué es Excel?

Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.

Entorno de Trabajo de Excel

Características de Excel: Hojas de cálculo

Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila. 

La celda tiene una dirección única, conformada por una letra para identificar la columna y un número que nos permite identificar la fila en la que podemos estar trabajando. Por ejemplo, la celda señalada en la siguiente imagen tiene una dirección o nombre de A1.

En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.

De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato que estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato alfanumérico. 

 

Operaciones aritméticas en Excel

Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como, por ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.

• Sumar =2+4+8
• Restar =9-6-3
• Multiplicar =3000*33
• Dividir =9000/33

En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.

Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la operación aritmética que estemos realizando.

Fórmulas y funciones en Excel

Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el resultado correcto.

Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.

Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente imagen.

Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras.

Gráficos en Excel

Una de las razones importantes de por qué Excel es una de las aplicaciones más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos.

Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.

Puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la pestaña: Insertar y de inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes utilizar en la hoja de cálculo.

Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:

• Columnas
• Líneas
• Circular
• Barras
• XY Dispersión
• Cotizaciones
• Superficie
• Radial
• Cuadro combinado

Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel nos facilita trabajar los datos de esta manera.

Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato de tabla de Excel, o necesitemos aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.

Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas avanzadas para analizar la información o los datos que hemos ingresado a la hoja de cálculo.