¿Qué es Excel?
Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por qué es uno de los programas más usados actualmente.
Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas. Pero ¿qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las computadoras. Las hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.
Una hoja de cálculo en Excel es un documento digital organizado en filas y columnas que permite ingresar, manipular y analizar datos mediante fórmulas, funciones y gráficos.
Entorno de Trabajo de Excel
Características de Excel: Hojas de cálculo
Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que básicamente es la intersección de una columna y una fila.
En cada celda podemos ingresar datos numéricos o alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.
De esta manera, Excel reconoce que tipo de dato que estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato alfanumérico.
Operaciones aritméticas en Excel
Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como, por ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.
- Sumar =2+4+8
- Restar =9-6-3
- Multiplicar =3000*33
- Dividir =9000/33
En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de 32,767 en las versiones de Excel más recientes.
Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de la operación aritmética que estemos realizando.
Fórmulas y funciones en Excel
Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la función, para entregarnos el resultado correcto.
Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.
Al indicarle los datos numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los valores que hayamos ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente imagen.
Las funciones de Excel las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de esas categorías, podemos encontrar a las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras.
Gráficos en Excel
Una de las razones importantes de por qué Excel es una de las aplicaciones más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en los datos.
Al utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.
Puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic en la pestaña: Insertar y de inmediato encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes utilizar en la hoja de cálculo.
Los tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:
- Columnas
- Líneas
- Circular
- Barras
- XY Dispersión
- Cotizaciones
- Superficie
- Radial
- Cuadro combinado
Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran cantidad de celdas que componen una hoja del libro de Excel nos facilita trabajar los datos de esta manera.
Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para darle formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato de tabla de Excel, o necesitemos aplicar algún tipo de formato condicional o simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.
Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas avanzadas para analizar la información o los datos que hemos ingresado a la hoja de cálculo.
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PRESENTACIONES DIGITALES
Las presentaciones digitales son archivos multimedia diseñados para comunicar información de manera visual y organizada, combinando texto, imágenes, audio, video y otros elementos interactivos.
- Investigación: una buena presentación digital requiere que el tema a exponer sea investigado previamente. Esto permite ordenar las ideas de la forma más eficiente posible.
- Uso de un software especializado: las presentaciones más efectivas se hacen con algún programa diseñado para este fin. Esto hace que el proceso de creación sea mucho más fácil y rápido.
- Claridad: los conceptos mostrados en una presentación deben estar redactados de forma clara y con un lenguaje apropiado al tipo de público al que se dirige.
- Brevedad: una presentación digital debe poder exponerse en un tiempo razonable. Para eso, se requiere esquematizar la información que se va a presentar y utilizar la menor cantidad de diapositivas o páginas posibles.
- Uso de recursos visuales: las presentaciones más eficaces no se basan solo en el texto, sino que recurren a otros elementos como imágenes, gifs, animaciones, gráficos, etc. Este uso debe ser adecuado al tema y al tipo de público.
- Estructura: las presentaciones suelen tener una estructura básica de introducción, desarrollo del tema y cierre.
- Google Slides: es un software de Google para crear presentaciones a partir de plantillas, guardarlas en la nube y acceder a ellas desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Solo se necesita una cuenta de Gmail para tener acceso
- Power Point: es un programa de Microsoft para crear presentaciones multimedia. Para poder usarlo es necesario tener el software descargado en la computadora o en el teléfono móvil.
- Canva: es un software de diseño que permite crear presentaciones e insertar archivos multimedia propios o de la app basadas en plantillas. Tiene una versión gratuita (con menos opciones) y otra de pago. Se puede utilizar de forma individual o en grupos de trabajo.
- Prezi: es un software para crear presentaciones en la nube y se caracteriza por su interfaz dinámica, que permite hacer zoom a las diferentes secciones de la presentación.
- PowToon: permite crear presentaciones basadas en animaciones y videos cortos. Es un software de pago.
- Diapositivas: A cada una de las “hojas” de una presentación digital se le denomina diapositiva.
- Contenido: Son todos los elementos audiovisuales y texto que se pueden integrar a cada diapositiva. A pesar de tener la posibilidad de incluir varios elementos en una diapositiva, lo recomendable es solo emplear recursos que se relacionen directamente con el tema para no distraer a la audiencia y ayudarlos a retener la información.
- Tipografía: La tipografía juega un papel importante en las presentaciones digitales, porque a través de ella se le da jerarquía a los títulos, subtítulos y cuerpo del texto.
- Esquematización: Permite dividir un tema general en diferentes subtemas para seguir un orden de la información.
- Fondo: También conocido como background, es un elemento de diseño que estará presente en la mayor parte de la presentación, por lo que es fundamental elegir uno que facilite la lectura. El color de fondo debe poseer contraste con el texto.
RECOMENDACIONES CLAVES BASADAS EN BUENAS PRÁCTICAS:
- Menos es más: Evite sobrecargar diapositivas. Utilice la regla de 4x4: máximo 4 puntos clave o ideas con pocas palabras por diapositiva.
- Contraste y fuentes: Utilice fuentes sans serif (Arial, Calibri) legibles. Asegure un alto contraste entre fondo y texto.
- Imágenes: Utilice imágenes de alta calidad y evite las que estén pixeladas. Se recomienda utilizar bancos de imágenes gratuitas para evitar problemas de derechos de autor.
- Consistencia: Mantenga una plantilla, colores y fuentes coherentes en toda la presentación.
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- Empiece a trabajar su proyecto, editando las diapositivas de la plantilla con la información del tema indicado. Agregue imágenes y edite el texto de acuerdo a las recomendaciones.
- Recuerde que Canva tiene autoguardado.
- Al culminar la clase, deberá cerrar sesión en su cuenta. Para ello diríjase a la pantalla principal de Canva, Luego en el menú izquierdo, al final, dar clic sobre el nombre de usuario, Clic en Cerrar Sesión.
