TEMA N° 2. MICROSOFT EXCEL
¿Qué es Microsoft Excel y para qué sirve?
Es muy común que estemos hablando frecuentemente de Excel y que hoy en día, sea una de las herramientas más utilizadas en la oficina. Pero, veamos por qué es tan popular y por qué es uno de los programas más usados actualmente.
Excel es un programa desarrollado por Microsoft y pertenece a la suite de Office que también incluye programas como Word, PowerPoint, entre otros.
¿Qué es Excel?
Excel es una hoja de cálculo que nos permite manipular datos
numéricos y de texto en tablas formadas por la unión de filas y columnas.
Pero ¿qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es lo que utilizaban los contadores para llevar
registros, esto se utilizaba mucho antes de que aparecieran las
computadoras. Las
hojas de cálculo en programas informáticos aparecieron desde la década de 1960 y
fueron desarrolladas para simular las hojas de trabajo contables, que se
utilizaba en ese entonces y de esa manera automatizaban el trabajo contable.
Entorno de Trabajo de Excel
Características de Excel: Hojas de cálculo
Una de las características principales de Excel, es que en su pantalla
principal se muestra una matriz de dos dimensiones, que está formada
por columnas y filas, de esta manera se le da forma a una celda, que
básicamente es la intersección de una columna y una fila.
En cada celda podemos ingresar datos numéricos o
alfanuméricos, como ya lo habíamos dicho anteriormente. Una manera fácil de
identificar si un dato es numérico o es un texto, es validando en la celda el
tipo de dato que introducimos. Generalmente los datos tipo texto se alinean a
la izquierda y los datos numéricos se alinean a la derecha.
De esta manera, Excel reconoce que
tipo de dato que estamos ingresando en una celda, si es numérico o es un dato
alfanumérico.
Operaciones aritméticas en Excel
Con Excel podemos realizar operaciones aritméticas simples como, por
ejemplo: sumar (+), restar (-), multiplicar (*), dividir (/). Para poder realizar
cálculos aritméticos en Excel, solo debemos poner un (=) o el signo (+) al
inicio de la celda, seguido de la fórmula que deseamos ejecutar.
- Sumar
=2+4+8
- Restar
=9-6-3
- Multiplicar
=3000*33
- Dividir
=9000/33
En Excel podemos escribir fórmulas muy grandes o de acuerdo a lo que
necesitemos, solo debemos respetar el límite de caracteres por celda que es de
32,767 en las versiones de Excel más recientes.
Además, algo muy útil que podemos hacer en la hoja de cálculo al momento
de escribir fórmulas, es referenciar celdas para aplicar sus valores dentro de
la operación aritmética que estemos realizando.
Fórmulas y funciones en Excel
Para sacarle el máximo provecho a Excel podemos realizar cálculos más
avanzados utilizando las funciones de Excel, las cuales nos ayudan a efectuar
cálculos sobre nuestros datos numéricos o alfanuméricos. Al realizar funciones
con nuestros datos en Excel, la fórmula se va a comportar casi como si fuera un
asistente nuestro, ya que nos irá indicando los pasos a realizar dentro de la
función, para entregarnos el resultado correcto.
Por ejemplo, al ejecutar la función Promedio se nos muestra un ayudador que indica los
pasos o datos que deben ir dentro de la fórmula.
Al indicarle los datos
numéricos para este caso, nos devolverá el promedio de los valores que hayamos
ingresado, como lo podemos visualizar en la siguiente imagen.
Las funciones de Excel
las podemos categorizar según su funcionalidad y en algunas de esas categorías,
podemos encontrar a las funciones de búsqueda y
referencia, las funciones lógicas,
las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, entre otras.
Gráficos en Excel
Una de las razones importantes de por qué Excel es una de las aplicaciones
más populares en el mundo, es por la capacidad de realizar gráficos con base en
los datos.
Al
utilizar gráficos, podemos generar nuestros propios reportes con una mejor
interpretación y sentido de nuestros datos. Por ejemplo, podemos crear una
gráfica para validar las ventas durante un periodo de tiempo y conocer de
manera visual qué productos se han vendido más y cuáles tienen menor rotación.
Puedes ver los diferentes gráficos que puedes crear en Excel dando clic
en la pestaña: Insertar y de inmediato
encontrarás todos los tipos de gráficos en Excel que puedes utilizar en la hoja
de cálculo.
Los
tipos de gráficos disponibles en Excel son los siguientes:
- Columnas
- Líneas
- Circular
- Barras
- XY Dispersión
- Cotizaciones
- Superficie
- Radial
- Cuadro combinado
Excel también nos permite organizar los datos de manera tabular. La gran
cantidad de celdas que componen una hoja del libro
de Excel nos facilita trabajar los datos de
esta manera.
Por esta razón, Excel nos ofrece una gran cantidad de herramientas para
darle formato a los datos que ingresemos a la hoja de Excel. Por lo cual, al
momento de trabajar con datos en Excel es posible que necesitemos darle formato
de tabla de Excel,
o necesitemos aplicar algún tipo de formato
condicional o
simplemente darle un estilo a la hoja o celda, según sea el caso.
Al trabajar con datos tabulares en Excel, podemos
ordenarlos de manera fácil, filtrar la información, hacer búsquedas o utilizar herramientas
avanzadas para analizar la información o los datos que hemos ingresado a la
hoja de cálculo.
